- Séparation des tâches : Attribution, sur un processus, d’une tâche à deux agents distincts, permettant un contrôle mutuel. Cette séparation des tâches peut être réalisée en fonction de seuils de montants d’opérations. En milieu informatisé, la séparation des tâches suppose une configuration des habilitations aux transactions correspondant à chaque tâche.
- Sincérité : La sincérité est l’application de bonne foi des règles et procédures en fonction de la connaissance que les responsables des comptes doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des opérations, des évènements et situations.
- Supervision : C’est au sein d’une entité, la fonction régulière consistant dans le suivi des travaux et le contrôle de la validation des opérations ayant un impact comptable (contrôle de supervision) des acteurs par l’encadrement. Elle s’intègre au système de contrôle interne comptable.
- Tâche : Exécution par un acteur d’un ensemble d’opérations ayant un impact comptable. Les opérations réalisées dans le cadre d’une tâche sont indissociables, et ne peuvent être ni séparées dans le temps ni réparties entre plusieurs acteurs. La tâche s’intègre à la procédure et au processus.
- Traçabilité : Formalisation de la réalisation des opérations ayant un impact comptable et identification des acteurs les ayant exécutées. Le principe de traçabilité repose sur un système de preuves. Un système de preuves satisfaisant suppose notamment :
• la numérotation séquentielle et continue des documents comptableset des pièces justificatives des écritures (sur support papier ou informatique) ;
• le classement (chronologique, comptable, thématique, alphabétique…), l’archivage exhaustif des documents (papiers ou informatiques), dans le respect des délais de conservation. Cette documentation doit être disponible, accessible, pertinente (adaptée à son objet et à son utilisation) et vérifiable (existence des sources d’information) ;
• la preuve de l’exécution des opérations (effectuée par écrit avec la signature d’un document ou de manière informatique).
